У зв’язку з карантином віддалена робота, або ж ремоут, зараз перебуває на підйомі, платформи для фрілансерів фіксують збільшення активності користувачів, а сервіси відеозв’язку ростуть у популярності.
Ми підготували 10 порад, які стануть в нагоді для формування політики віддаленої роботи.
1. Встанови і пропиши усі правила й інструкції
Створи єдину базу з документами й інформаційними відео, які стосуються всіх аспектів робочого процесу: інформація про компанію й проект, контакти всіх членів команди, посадові інструкції, правила ведення робочого календаря, переписки з клієнтами, цифрової безпеки, вирішення конфліктних ситуацій і системи оцінки ефективності роботи. Кожен із членів команди в будь-який час може звернутися до цієї бази й знайти там відповідь на своє питання. Це звільняє менеджмент від зайвої комунікації й попереджає виникнення конфліктних ситуацій.
2. Оцінка ефективності роботи
Є багато варіантів оцінки продуктивності, серед них — кількість взаємодій із клієнтами, час, витрачений на проект, або ж кількість закритих задач. Деякі компанії запроваджують трекери онлайн - активності. В умовах віддаленої роботи варто враховувати, що у керівників відділів і менеджерів команд суттєво збільшується кількість часу на операційну діяльність: контроль співробітників, перевірка результатів роботи й регулярні телефонні дзвінки. Якщо в умовах офісної роботи було достатньо загальних щотижневих зборів, то за умови роботи з командою у віддаленому режимі є сенс перейти на щоденні зустрічі — стендапи.
3. Робочий час і його планування
На старті необхідно визначитись із робочим графіком, коли й хто перебуває в онлайн - доступі для командної взаємодії. Наприклад, уся команда перебуває на зв’язку з 10 до 18 з понеділка по п’ятницю чи кожен працює в комфортному для нього графіку, завчасно проінформувавши про це команду. Також вам треба розуміти, чи дозволяє робочий процес залучати до команди спеціалістів з інших часових поясів, чи прийнятна комунікація в позаробочий час і за яких умов. Встановлення правил робочого часу та його планування допоможе уникнути розчарувань і конфліктів усередині команди, а для кожного співробітника окремо — чітко розділити робочий й особистий час, межа між якими стирається, якщо працюєш з дому.
4. Комунікація всередині команди
Менеджерам доволі складно керувати командами у віддаленому режимі, немає особистого контакту, складно розуміти психологічний стан, бо переписки не відображають невербальну комунікацію — емоції та жести. Важливо встановити за правило регулярні відеодзвінки для робочих груп в одному з сервісів для відеоконференцій, де члени команди можуть обмінятися статусами своїх робочих задач і коментарями. Важливо, щоб усі члени команди були саме на відеозв’язку, бо це дисциплінує команду й краще утримує увагу всіх співрозмовників.
Оберіть зручну для вашої команди платформу для відеодзвінків, як-от: Skype, Zoom, Hangouts Meet, Discord. У кожного відеодзвінка має бути відповідальний менеджер, який завчасно пропише ціль, план зустрічі, питання до обговорень, слідкуватиме за часом і встановить правила для команди, наприклад: відеодзвінок у тихому місці без сторонніх людей і звуків, використання навушників, певні вимоги до зовнішнього вигляду. Варто також проговорити, чи є прийнятними спізнення й у який проміжок часу треба про це попереджати колег у чаті.
5. Канали комунікації й часові межі
Необхідно визначити, які канали комунікації використовуються у команді, для чого використовуєте платформи планування пректів, що обов’язково фіксується в електронних листах, а що обговорюється в месенджерах і яких. У них створити робочі чати, робочі хештеги, основні слова й правила переписки. Обговорити, у який період часу має відповідати кожен член команди на той чи той запит. Проговорення й фіксація в правилах очікувань щодо робочої комунікації сприяє підтримці здорових стосунків між командою й керівниками проектів. Це вбезпечує всіх від зайвих хвилювань й очікувань щодо продуктивності праці.
6. Вибір платформ для робочих задач
Усі відеодзвінки, проекти й задачі з усіх планів необхідно перевести на одну платформу для планування. Чітко визначити правила постановки задач (опис задачі, алгоритм дій, виконавці, термін і примітки). Призначити відповідальних менеджерів за кожен план і команду. Також на цих платформах створювати нагадування про відеодзвінки робочих груп, прописувати їхній регламент, ролі учасників, завчасно завантажувати необхідні для всіх документи й презентації, а також фіксувати висновки таких дзвінків.
7. Обладнання й програмне забезпечення
Необхідно проговорити зі співробітниками, чи використовують вони в роботі власні комп’ютери чи компанія готова надати своє обладнання. Провести інструктаж із правил цифрової безпеки. Деякі види робіт можуть потребувати особливих вимог до швидкості інтернету й шифрування. Також варто подбати про доступ усіх членів команди до спільних хмарних сховищ і серверів, надати різні рівні доступу відповідно до посади й прописати в правилах, де й у якому форматі мають зберігатись усі робочі файли й документи.
8. Цифрова безпека
Великі компанії працюють у закритих мережах, проте, коли робота переходить за межі офісу, то безпеку вже ніхто не може гарантувати. Також варто одразу ж визначити, чи є прийнятним для компанії й проекту робота співробітника в загальнодоступній мережі Wi-Fi у публічних місцях.
9. Технічна підтримка
У середніх і великих компаніях є системні адміністратори, які надають технічну підтримку на місцях. Під час переходу на віддалену форму зайнятості необхідно забезпечити співробітникам доступ до технічної підтримки в онлайні, розробити правила оформлення запиту й канали комунікації.
10. Неформальне спілкування
За умов офісного життя вся неформальна комунікація тримається довкола спільних обідів, перерв на каву. Команді, яка працює віддалено, є сенс показати й розповісти про робоче місце одне одного. Це допоможе колегам зрозуміти робочий контекст: хто працює під музику, хто з котом на колінах. В умовах віддаленої роботи є сенс створити окремі чати для мемів, обміну цікавими лінками й привітань іменинників.