Назва професії виникла від латинського (лат. аdminister (керуючий), що в буквальному значенні означає «керуючий підприємством, організацією, підрозділом установи». Адміністратор – це посадова особа підприємства, установи, організації (далі – організації), яка здійснює роботу з якісного і ефективного обслуговування відвідувачів та консультує їх із питань, що стосуються можливості придбання товарів і послуг організації.

На сьогодні без посади адміністратора не обходиться жоден заклад: ресторан, магазин, комп'ютерна фірма чи склад тощо. Необхідність в адміністраторові виникла із зростанням сфери малого та середнього бізнесу, в т.ч. кількості магазинів, торговельних точок, кафе, ресторанів тощо.

Адміністратор завжди повинен бути у «формі»: мати охайний вигляд, бути готовим швидко і кваліфіковано виконати отримані від керівників доручення, вміти спокійно і гідно вирішувати питання в рамках своєї компетенції. Адміністратор веде роботу з документами, бере участь у проведенні ділових зустрічей і переговорів, відповідає на телефонні дзвінки і сам робить розпорядження за дорученням керівництва, здійснює запис відвідувачів на прийом, зустрічає і проводжає гостей і клієнтів тощо.