Згідно із статтею 425 Закону України «Про зайнятість населення» роботодавець зобов’язаний звернутися до територіального органу центрального органу виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері зайнятості населення та трудової міграції, про внесення змін до дозволу у разі виникнення однієї з таких обставин:
1) зміна найменування юридичної особи - роботодавця, реорганізація або виділ юридичної особи - роботодавця, зміна імені та/або прізвища, та/або по батькові фізичної особи - підприємця, який є роботодавцем;
2) оформлення нового паспортного документа іноземця або особи без громадянства, у тому числі у разі зміни імені та/або прізвища, та/або по батькові іноземця або особи без громадянства;
3) зміна назви посади іноземця або особи без громадянства, переведення на іншу посаду в одного роботодавця у межах строку, на який видано дозвіл.
Для внесення змін до дозволу роботодавець подає заяву за формою, визначеною Кабінетом Міністрів України.
Роботодавець разом із заявою про внесення змін до дозволу подає:
- у разі зміни імені та/або прізвища, та/або по батькові фізичної особи - підприємця, який є роботодавцем, - копію паспорта фізичної особи - підприємця, який є роботодавцем;
- у разі оформлення нового паспортного документа іноземця або особи без громадянства, у тому числі у разі зміни імені та/або прізвища, та/або по батькові іноземця або особи без громадянства — копії сторінок паспортного документа іноземця або особи без громадянства з особистими даними разом з перекладом на українську мову, засвідченим в установленому порядку;
- у разі зміни назви посади іноземця або особи без громадянства, переведення на іншу посаду в одного роботодавця у межах строку, на який видано дозвіл — проект трудового договору (контракту) в новій редакції або проект додаткової угоди про внесення змін до трудового договору (контракту).
Проект трудового договору (контракту) в новій редакції або проект додаткової угоди про внесення змін до трудового договору (контракту), що подається роботодавцем у разі внесення змін до дозволу на застосування праці іноземця та особи без громадянства у зв'язку із зміною назви посади іноземного найманого працівника, переведення його на іншу посаду в одного роботодавця у межах строку, на який видано дозвіл, повинні містити в реквізитах на останній сторінці відповідного проекту підтверджуючий підпис роботодавця та печатку(за наявності), а також підпис іноземного найманого працівника (що підтверджує ознайомлення із змінами у трудових відносинах).
Роботодавець зобов’язаний звернутися до територіального органу центрального органу виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері зайнятості населення та трудової міграції, із заявою про внесення змін до дозволу не пізніш як за 30 днів після виникнення обставин, передбачених частиною першою цієї статті.
Роботодавець, який не звернувся до територіального органу центрального органу виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері зайнятості населення та трудової міграції, із заявою про внесення змін до дозволу в установлений цією частиною строк, несе відповідальність відповідно до закону.